GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH HIỆU QUẢ

Quản lý tài sản tại doanh nghiệp, tổ chức, cửa hàng,... luôn đóng vai trò quan trọng nhưng với sự rải rác của các vật dùng ở nhiều vị trí khác nhau khiến việc kiểm kê trở nên khó khăn và thiếu chính xác. Giải pháp quản lý tài sản bằng công nghệ mã vạch là phương án tối ưu mà bất cứ nhà quản trị nào cũng không nên bỏ qua. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp mã vạch này qua bài chia sẻ dưới đây:

CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI SẢN

Công tác quản lý tài sản (tài sản cố định) bắt đầu bằng phê duyệt mua tài sản, sau khi sử dụng, bảo trì sửa chữa và khấu hao hết thời gian sử dụng hữu ích sẽ kết thúc bằng việc thanh lý và bắt đầu chu kỳ quản lý mới với tài sản mới khác.

Các bước cụ thể của công tác quản lý tài sản:

• Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm tài sản

• Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản (tới kho lưu trữ)

• Bước 3: Xuất tài sản tới các vị trí sử dụng trong doanh nghiệp, tổ chức.

• Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản (tiếp tục đưa vào sử dụng nếu còn giá trị)

• Bước 5: Thanh lý tài sản

• Bước 6: Kiểm kê tài sản

Công tác quản lý tài sản 

KHÓ KHĂN GẶP PHẢI TRONG QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI DOANH NGHIỆP, TỔ CHỨC

Trong quá trình kiểm kê quản lý tài sản, doanh nghiệp tổ chức thường gặp các vấn đề như:

• Tài sản đang được triển khai ở đâu?

• Đó là tài sản mua hay mượn?

• Nhân viên, phòng ban nào đang sử dụng tài sản?

• Lịch sử sử dụng: ngày mua, ngày xuất dùng, lịch sử sửa chữa - thu hồi, … của tài sản như thế nào?

• Tình trạng tài sản ra sao: đang sử dụng, đang hỏng hóc chờ sửa chữa, đang chờ thanh lý, đã được thanh lý chờ mua mới,…

• Tài sản đã khấu hao hết chưa?

• Số lượng tài sản đang có là bao nhiêu? Bao nhiêu đang được sử dụng, bao nhiêu đang dự trữ

• Lịch sử kiểm kê tài sản?

Từ đó dẫn đến các vấn đề trong quản lý tài sản như:

• Tài sản nhanh bị hỏng

• Mất mát, thất thoát tài sản

• Tốn nhân lực và thời gian trong kiểm kê

Cả nhà quản trị, lãnh đạo của doanh nghiệp, tổ chức và nhân viên đều gặp khó khăn trong quản lý tài sản cố định như:

Đối với nhà quản trị, lãnh đạo:

• Khó khăn trong lập kế hoạch thu mua tài sản hợp lý làm ảnh hưởng đến chi phí đầu tư, vốn chủ sở hữu và cả hiệu suất vận hành của cả doanh nghiệp.

• Khó khăn trong quản lý khấu hao làm ảnh hưởng đến kế hoạch sửa chữa, thanh lý.

• Khó khăn trong điều tiết các chi phí như chi phí sửa chữa, chi phí mua mới, chi phí lưu trữ,...

• Khó khăn trong thống kê, báo cáo và lập kế hoạch.

Đối với nhân viên kiểm kê:

• Tiêu tốn thời gian và công sức trong việc tìm kiếm vị trí tài sản được phân phát để kiểm kê và kiểm tra tình trạng tài sản.

• Tốn thời gian trong việc đối chiếu dữ liệu từ các file nhập liệu thủ công hoặc giấy tờ hồ sơ giảm hiệu suất vận hành của cả dây chuyền làm việc.

• Không xác định chính xác tình huống tài sản như thời gian mua, hạn sử dụng, lịch sửa chữa làm ảnh hưởng đến kế hoạch sử dụng, kế hoạch khấu hao mà lại tốn chi phí lưu kho.

• Báo cáo thiếu chi tiết và tính chính xác.

TIỆN ÍCH ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH

Công nghệ mã số mã vạch đã mở ra một kỷ nguyên mới cho việc mã hóa và truy xuất dữ liệu tốc độ cao và chính xác. Và sự phát triển của thời đại đã khiến các giải pháp mã vạch ra đời góp phần nâng cao các hiệu quả quản lý được đưa vào sử dụng trong nhiều lĩnh vực trong đó có quản lý tài sản (cố định).

Giải pháp quản lý tài sản bằng công nghệ mã vạch mang đến cho người dùng nhiều tiện ích vượt trội:

• Tất cả thông tin, dữ liệu về tài sản đều được đồng bộ trên hệ thống quản lý cho phép mọi nhân viên phòng ban, nhà quản trị quan sát, truy xuất dữ liệu nhanh, chính xác và duy nhất.

• Nắm bắt thông tin về tài sản nhanh chóng, chính xác gồm tên, vị trí đang làm việc, phòng ban chịu trách nhiệm, thời gian khấu hao, lịch sử sửa chữa và các tài sản tương tự đang được lưu trữ kho từ đó đưa ra các thao tác nghiệm vụ phù hợp tương ứng như thay thế, sửa chữa, thu hồi - thanh lý,...

• Giảm - tránh tình huống thất thoát, hư hỏng không rõ lý do với các dữ liệu mã hóa bên trong mã vạch có thể theo dõi tình huống của tài sản một cách chi tiết nhất.

• Tối ưu thời gian kiểm kê chỉ với thao tác quét mã và nhập thêm tình trạng mới, tất cả dữ liệu sẽ được cập nhập. Ngoài ra, khi kiểm kê tài sản có thể nắm được tình hình tài sản và kịp thời thay thế - sửa chữa cho các vận hành tiếp theo của tổ chức hiệu quả hơn.

• Báo cáo chi tiết, chính xác và dễ dàng hơn với các dữ liệu liên tục được cập nhập tại thời gian thực.

QUY TRÌNH ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG MÃ VẠCH

ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG MÃ VẠCH CẦN TRANG BỊ:

Để đưa giải pháp quản lý tài sản bằng công nghệ mã vạch vào hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức trước đó người dùng cần trang bị cho mình các thiết bị gồm.

- Phần mềm quản lý tài sản: Là nơi chứa và xử lý dữ liệu được xây dựng dựa trên các nhu cầu sử dụng thực tế của người dùng như tính năng xuất báo cáo, chia quyền, lưu trữ,...

- Máy in tem mã vạch chuyên dụng: Là thiết bị in ấn tạo tem kiểm kê tài sản để dán lên các tài sản cho hoạt động mã hóa dữ liệu và kiểm kê.

- Vật tư in ấn tem nhãn: Giấy in tem, Mực in mã vạch

- Máy PDA kiểm kho: Là thiết bị chứa phần mềm quản lý tài sản và có thể quét mã vạch trên tài sản, cập nhật dữ liệu trực tiếp và xuất báo cáo theo yêu cầu. Trường hợp không dùng máy PDA bạn có thể thay bằng laptop và máy quét mã vạch.

Thiết bị dùng cho giải pháp quản lý tài sản bằng công nghệ mã vạch 

QUY TRÌNH DÙNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH

- Bước 1: Định danh tài sản

Sau khi thu mua tài sản theo kế hoạch, nhân viên khai báo thông tin về tài sản đó lên phần mềm quản lý gồm: Tên, model, thời gian khấu hao, ngày nhập, số lượng, vị trí lưu kho,...

Sau đó tiến hàng định danh cho tài sản bằng một mã số (dãy ký tự) tự quy định cho nội bộ doanh nghiệp. Phần mềm sẽ xuất mã số (dãy ký tự) này dưới dạng mã vạch (lưu ý mã số - ký tự đặt phải là duy nhất).

Chuyển dữ liệu mã vạch đến máy in tem để tạo tem chứa mã vạch tương ứng và dán lên bề mặt tài sản.

- Bước 2: Xuất tài sản tới vị trí làm việc và khai báo chi tiết

Trước khi đưa tài sản tới vị trí làm việc, nhân viên xuất kho cần quét mã vạch định danh của chúng, nhập thêm các dữ liệu về phòng ban chịu trách nhiệm, số lượng chuyển, vị trí đặt,... để sau này thuận tiện cho việc kiểm tra, truy cứu trách nhiệm,...

- Bước 4: Kiểm tra - Sửa chữa tài sản

Khi nhận báo tài sản hư hỏng cần sửa chữa nhân viên cần quét mã vạch định danh và khai báo tình trạng hỏng hóc cũng như lịch sử sửa chữa đồng thời kiểm tra lại tình trạng khấu hao để từ đó đưa ra kế hoạch sửa chữa hay thanh lý.

- Bước 5: Kiểm kê quản lý tài sản

Sử dụng máy PDA kiểm kho quét mã vạch định danh trên tem nhãn dán tài sản cố định và cập nhập tình trạng thực cũng như số lượng vào phần mềm quản lý.

- Bước 6: Xuất báo cáo

Sau khi nhập dữ liệu kiểm kê, người dùng có thể xuất báo cáo, đối chiếu dữ liệu với lần kiểm kê trước đó để đưa ra cách đánh giá và kế hoạch phù hợp.

XÂY DỰNG GIẢI PHÁP MÃ VẠCH HIỆU QUẢ CAO CHO TỪNG NHU CẦU SỬ DỤNG

Mayintemmavach.net với hơn một thập kỷ hoạt động trong lĩnh vực mã số mã vạch hân hạnh cung cấp tới bạn đọc các giải pháp mã vạch tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu quả cho cửa hàng, doanh nghiệp, tổ chức quy mô lớn nhỏ trong ngoài nước.

Đội ngũ chuyên viên của Mayintemmavach.net tự tin thiết kế, xây dựng một bộ giải pháp mã vạch đáp ứng từng nhu cầu sử dụng thực tế của người dùng từ đó tối ưu nhất về chi phí cũng như sát với các vận hành cho hiệu quả làm việc cao.

Vừa rồi là các thông tin bổ ích về giải pháp bán lẻ bằng công nghệ mã vạch cho cửa hàng mà Mayintemmavach.net muốn giới thiệu tới bạn đọc. Hy vọng chúng hữu ích trong việc đưa ra lựa chọn áp dụng giải pháp thích hợp cho cửa hàng, doanh nghiệp của bạn. Nếu gặp bất kỳ trở ngại hay thắc mắc trong giải pháp mã vạch hãy liên hệ ngay tới chuyên viên của chúng tôi. Mayintemmavach.net hân hạnh được hỗ trợ bạn.

>>> Xem thêm:

• Giải pháp quản lý kho thông minh tăng chất lượng vận hành

• Giải pháp check in sự kiện bằng qr code cho mọi quy mô

• Giải pháp quản lý bằng mã vạch cho bệnh viện, y tế

• Giải pháp bán lẻ bằng công nghệ mã vạch cho cửa hàng

Mayintemmavach.net phân phối thiết bị mã vạch chính hãng

☆ Hotline: 0902 923 569

☆ Email: huong@thegioimavach.com

☆ Địa chỉ: 33/1 hoàng Diệu, P.10, Q.Phú Nhuận, Tp.HCM

☆ Website: https://mayintemmavach.net/