GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE CHO MỌI QUY MÔ

Trong một sự kiện, ngoài việc đầu tư vào bày trí không gian đón tiếp khách mời, thì việc check - in tại cửa ra vào, kiểm tra và lưu lại thông tin khách tham dự đóng vai trò quan trọng trong tạo ấn tượng ban đầu hay hỗ trợ các khâu quảng bá về sau. Hiện nay, sự ra đời của giải pháp check in sự kiện bằng QR code giúp nâng tầm thương hiệu mà bất cứ sự kiện nào cũng cần sử dụng. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn qua bài chia sẻ sau

CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE LÀ GÌ?

Check in sự kiện là giai đoạn mở đầu khi khách mời đến tham dự bất cứ một sự kiện nào, thường được thực hiện tại cổng ra vào. Nên có thể nói, việc check in sự kiện là giai đoạn quan trọng quyết định ấn tượng của khách mời về toàn bộ khâu còn lại của sự kiện.

Check in sự kiện bằng QR code là công nghệ check in được phát triển cùng với sự ra đời của mã QR code, cho phép mã hóa thông tin của mỗi một khách mời vào mã QR code tương ứng. Khi thực hiện check in chỉ cần sử dụng thiết bị chuyên dụng quét mã vạch này và đối chiếu các thông tin.

 SỰ KHÁC NHAU: CHECK IN SỰ KIỆN TRUYỀN THỐNG VÀ BẰNG QR CODE

Trước đây, việc check in sự kiện được thực hiện theo phương pháp thủ công. Cụ thể: Nhà tổ chức sẽ đặt bàn check in trước cổng ra vào, mỗi khi có khách mời đến sẽ được nhân viên ghi lại thông tin trên sổ (sau nữa là máy tính) hoặc dò tìm trên file khách mời có sẵn và đánh dấu lại sự tham gia của khách mời này.

Đối với check in sự kiện bằng QR code: Khách mời đến bàn check in, đưa mã QR code của mình và nhân viên sẽ dùng máy quét để quét mã, theo đó các thông tin đã được mã hóa bên trong sẽ hiển thị một cách nhanh chóng và chính xác. Thậm chí, đối với khách mời mới có thể trực tiếp tạo mã QR code tham dự và vị khách có thể sử dụng cho các hoạt động tiếp theo của sự kiện như quay số trúng thưởng,...

Từ đây có thể thấy: Check in sự kiện truyền thống gây mất thời gian thậm chí là ùn tắc khi cùng một lúc có lượng khách mời vào cửa lớn, dò tìm thông tin độ chính xác không cao, không liên kết cùng các hoạt động tiếp theo của sự kiện và đặc biệt là gây ấn tượng xấu cho khách mời khi phải chờ đợi đến lượt và chờ đợi sự dò tìm thông tin từ nhân viên. Đôi lúc, việc nhân viên bỏ sót trong quá trình dò tìm và yêu cầu xuất trình lại thông tin khiến khách mới không còn nhu cầu tham dự sự kiện.

Công nghệ Check-in khách mời bằng QR code 

Việc check in sự kiện bằng máy quét QR code kết hợp với sự điều hành từ phần mềm check in, check list khách hàng giải quyết các giới hạn của phương pháp truyền thống. Đồng thời mang giá trị cho các hoạt động sau sự kiện mà bạn cần biết. (Xem nhanh tại phần "Quy trình làm việc của check in sự kiện bằng QR code" bên dưới)

TIỆN ÍCH KHI SỬ DỤNG MÁY QUÉT QR CODE CÙNG PHẦN MỀM CHECK IN SỰ KIỆN

 Công nghệ Check-in khách mời bằng QR code mang đến sự tiện lợi cho khách mời

- Thư mời thông minh, chuyên nghiệp: Thư mời tham gia sự kiện được gửi qua email đảm bảo gửi đến đúng từng khách mời, đúng thời gian với các thông tin rõ ràng. Có thể gửi lời nhắc chuyên nghiệp.

- Bảo mật cao: Thông tin được chuyển đến trực tiếp email của khách mời mà không sợ nhầm lẫn, bị lấy đi hay có người xem trộm.

- Check in nhanh chóng: Khách mời chỉ cần cung cấp mã QR code được đính kèm tại thư mời để nhân viên quét hoặc tự quét, việc này hoàn thành chỉ trong chưa đến 1s, không cần chờ đợi kể cả khi đông khách mời.

- Dễ mang theo thư mời bên người: Bởi việc được gửi vào email cá nhân mà email dễ dàng được tích hợp cùng smartphone nên khách không cần để tâm đến việc mang theo thư mời hay chưa. (Lưu ý: Có thể chụp lại mã QR code tại thư mời để thực hiện check in mà không cần mở email).

- Dễ cập nhập thông tin mới: Đối với khách hàng mới, dễ dàng tạo mới thông tin, cấp mã QR code tại quầy hỗ trợ kỹ thuật và đưa khách mời đến với các chương trình tiếp theo của sự kiện một cách nhanh chóng.

Giải pháp check in sự kiện bằng QR code mang lại nhiều tiện ích 

 Công nghệ check in khách mời bằng Qr code mang đến sự hiệu quả cho ban tổ chức

- Tối ưu chi phí và hiệu quả gửi thư mời: Thư mời được gửi thẳng đến email khách mời, ban tổ chức không cần đầu tư về thiệp mời hay lo lắng vấn đề thất lạc thư mời. Phần mềm check in sự kiện chuyên dụng cho phép ban tổ chức quản lý danh sách khách mời đảm bảo đích đến chính xác.

- Tiết kiệm thời gian, tạo ấn tượng ban đầu với khách mời: Không cần ghi chép lại thông tin và tìm kiếm tên khách mời thủ công, việc check in mã QR code cho phép ban tổ chức kiểm tra nhanh chóng thông tin khách mời và cho vào cửa, tránh tình huống ùn tắc gây mất mỹ quan.

- Ghi nhận chính xác thời gian khách đến: Khi quét mã QR code của khách mời, phần mềm check in sẽ hỗ trợ hiển thị thông tin đồng thời ghi lại khoảng thời gian check in của khách.

- Tránh gian lận trong việc tham dự: Với thư giấy khách mời dễ dàng bị giả danh, trà trộn nhưng mỗi một mã QR code chỉ được gửi về mỗi email và thông tin cụ thể giúp loại bỏ tình huống giả mạo. Mã QR code nào đã được check in thành công sẽ không thể tái check in lại được nữa.

- Tiết kiệm chi phí nhân sự: Quầy check in không cần tập trung quá nhiều nhân viên như trước, đôi khi chỉ cần 1 đến 2 nhân viên hướng dẫn cách check in cho khách mời mà quá trình tiếp đón vẫn diễn ra nhịp nhàng.

- Báo cáo chi tiết: Sau sự kiện, việc kiểm tra lại lượng khách mời tham dự góp phần kiểm chứng sự thành công của sự kiện, ngoài ra thuận tiện cho việc chăm sóc, thông báo tới khách mời các lưu ý hay hoạt động hậu sự kiện. Phần mềm check in cho phép xuất file check in chi tiết giúp việc kiểm tra diễn ra nhanh chóng, chính xác.

QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE

Trước sự kiện:

Ban tổ chức cần quảng bá về sự kiện, thu thập dữ liệu khách hàng bao gồm nhiều thông tin theo nhu cầu quản lý như tên, chức vụ, phòng ban, giới tính,... và đặc biệt phải có địa chỉ email.

Thiết kế thiệp mời mang tính thương hiệu và truyền tải chủ đề sự kiện một cách trang trọng trong đó có đính kèm cụ thể thông tin khách mời và mã Qr code tương ứng.

Mã QR code này sẽ được phần mềm check in tạo khi nhập dữ liệu khách mời vào file quản lý.

Thiệp mời được gửi đến địa chỉ email đã thu thập trước đó cho từng khách mời. Ban tổ chức cần đảm bảo dữ liệu nhập vào file quản lý tại phần mềm check in chính xác bởi điều này ảnh hưởng đến việc thư mời gửi đến đúng người, đúng thông tin.

Trong sự kiện:

Ban tổ chức cần bố trí bàn check in tại khu vực ra vào hoặc cổng check in với một máy quét và 1 nhân viên hướng dẫn (hoặc có thể chia thành nhiều line check in, tùy thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng khách mời).

Khi khách mời đến, chỉ cần đưa mã vạch QR code được đính kèm trong email vào khu vực quét của máy quét. Lúc này, thông tin khách mời đã được nhập vào file quản lý trước đó sẽ hiển thị tại máy tính và màn hình hiển thị.

Để hoạt động check in sự kiện diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp ban tổ chức nên:

• Training kỹ năng check in cho nhân viên.

• Bố trí bàn hỗ trợ kỹ thuật ngoài khu vực check in để hỗ trợ nhanh chóng cho khách mời gặp trục trặc hoặc khách mời mới tránh làm ùn tắc khu vực check in.

• Trang trí cổng check in chuyên nghiệp, gọn gàng. Ngoài ra còn có thể bố trí thêm khu vực check in lưu niệm/ backdrop sự kiện.

• Sử dụng quầy check in tự động cho khách mời tham gia rải rác. Khách mời có thể tự thực hiện việc check in và tham gia vào sự kiện mà không cần nhân viên hướng dẫn.

​>>> Xem chi tiết hơn quy trình check in sự kiện bằng QR code được triển khai tại sự kiện kỷ niệm 11 năm thành lập của Thế Giới Mã Vạch ngay sau đây:

Sau sự kiện:

Ban tổ chức có thể dễ dàng kiểm tra, làm báo cáo về số lượng khách mời tham gia, phân loại nhóm khách mời và đưa ra những đánh giá trực quan về hiệu quả của sự kiện thông qua dữ liệu được ghi nhận trong suốt quá trình check in của phần mềm.

Lúc này, ban tổ chức có thể dễ dàng thực hiện thêm bước gửi email tri ân, lời cảm ơn đến đúng khách mời đã tham dự chương trình. Ngoài ra còn là các chương trình quảng bá, xây dựng mối quan hệ về sau này.

THIẾT BỊ CHO CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE

- Phần mềm check-in sự kiện BAWOCO Event Solution (BES): Nơi chứa dữ liệu khách mời và xử lý thông tin check in.

- Máy quét mã vạch 2D: Quét mã QR code check in trên thư mời điện tử được gửi qua email của khách mời. Thiết bị có thể quét trực tiếp qua màn hình điện thoại. >>> Tham khảo: Máy quét mã vạch

- Máy in mã vạch: Trang bị máy in mã vạch cho sự kiện chỉ khi ban tổ chức thực hiện hoạt động in mã vạch dán cho từng khách mời khi tham gia để thuận tiện cho các chương trình trong sự kiện như bốc thăm, quay số trúng thưởng,... >>> Tham khảo: Máy in mã vạch

- Máy tính - Màn hình hiển thị: Máy tính chứa phần mềm check - in, kết nối với máy quét mã vạch cho truy xuất dữ liệu sau quét. Màn hình hiển thị (thường đặt quay về phía khách mời) cho phép hiển thị các thông tin của khách mới đang check in như một sự chào mừng.

 Sơ đồ check in sự kiện bằng QR code

Sơ đồ check in sự kiện bằng QR code

GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN TẠI Mayintemmavach.net

Mayintemmavach.net là nhà cung cấp giải pháp check in sự kiện bằng QR code uy tín trên thị trường hiện nay. Chúng tôi cung cấp tới khách hàng phần mềm check in sự kiện thông minh, thiết kế riêng cho từng nhu cầu sử dụng với quy trình làm việc nhanh chóng.

 + GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN TẠI Mayintemmavach.net

Bước 1/ Tiếp nhận yêu cầu sử dụng công nghệ check in sự kiện bằng QR code. Thiết kế các tính năng trong phần mềm check in phù hợp với nhu cầu dùng.

Bước 3/ Tiếp nhận danh sách khách mời và nhập vào phần mềm check - in, xuất thư mời có đính kèm mã QR code tương ứng. Kiểm tra và gửi thư mời đến khách mời thông qua email hàng loạt, tự động.

Bước 4/ Bố trí thiết bị tại sự kiện. Mayintemmavach.net cung cấp giải pháp cho thuê máy quét QR code và phần mềm check-in sự kiện bằng mã vạch.

Bước 5/ Vận hành phần mềm và theo dõi hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp trong khâu check in sự kiện.

Bước 6/ Xuất file dữ liệu chi tiết sau khi sự kiện hoàn tất. Xuất báo cáo theo yêu cầu của bản tổ chức/ khách hàng.

Bước 7/ Nghiệm thu và nhận đánh giá.

 + TƯ VẤN GIẢI PHÁP CHECK IN SỰ KIỆN

Với đội ngũ chuyên môn trong hoạt động check in sự kiện và thiết kế phần mềm, Mayintemmavach.net hân hạnh cung cấp tới quý khách hàng dịch vụ check in sự kiện bằng mã QR code với các tính năng báo cáo, lưu trữ, sàng lọc dữ liệu theo yêu cầu.

Ngoài ra, Mayintemmavach.net còn cung cấp các thiết bị mã số mã vạch chính hãng phục vụ từ A tới Z cho hoạt động check in sự kiện.

Vì vậy, bạn có thể liên hệ ngay tới Hotline 0902 923 569 để được tư vấn chi tiết hơn về công nghệ Check-in khách mời bằng QR code và giải pháp check in sự kiện của chúng tôi.

Check in sự kiện bằng qr code 1

>>> Xem thêm:

• Giải pháp quản lý kho thông minh tăng chất lượng vận hành

• Giải pháp quản lý bằng mã vạch cho bệnh viện, y tế

• Giải pháp quản lý tài sản bằng công nghệ mã vạch hiệu quả

GIỚI THIỆU MODEL MÁY QUÉT MÃ VẠCH CHECK IN SỰ KIỆN NÊN DÙNG

Check in sự kiện bằng mã QR code nên để quét và giải mã thông tin mã hóa bên trong cần sử dụng đến máy quét mã vạch 2D.

Máy quét mã vạch check in sự kiện

 + MÁY QUÉT MÃ VẠCH ĐỂ BÀN ZEBRA DS9308

Zebra DS9308 thuộc dòng máy quét mã vạch để bàn có thiết kế hiện đại cho hình ảnh khu vực check in chuyên nghiệp.

Sở hữu thiết kế điều chỉnh góc nghiêng thông minh thuận lợi cho hoạt động quét mã diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng. Tốc độ quét máy đạt đến 305cm/s cùng công nghệ quét hiện đại chinh phục tốt mọi mã vạch kể cả khi qua lớp bóng kính, qua màn hình điện thoại có độ chói sáng cao.

>>> Xem thêm: Máy quét mã vạch check in sự kiện Zebra DS9308

 + MÁY QUÉT MÃ VẠCH CẦM TAY OPTICON OPN-3002

Opticon OPN-3002 là chiếc máy quét mã vạch cầm tay di động có kích thước nhỏ gọn cho việc bỏ túi, mang theo bên người và sẵn sàng quét bất cứ khi nào cần.

Thiết kế của OPN-3002 thích hợp cho các sự kiện check in chỗ ngồi, điểm danh theo giờ cần tính di chuyển cao.

>>> Xem thêm: Máy quét mã vạch check in sự kiện Opticon OPN-3002

Vừa rồi là những điều cần biết về giải pháp check in sự kiện bằng QR code phù hợp cho mọi quy mô hoạt động mà Mayintemmavach.net muốn chia sẻ tới bạn đọc. 

Để được tư vấn cụ thể hơn cũng như triển khai phải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế của sự kiện mà bạn sắp tổ chức, hãy liên hệ ngay cùng Mayintemmavach.net để chúng tôi có thể cùng bạn đưa ra phương án tối ưu.

Mayintemmavach.net phân phối thiết bị mã vạch chính hãng

☆ Hotline: 0902 923 569

☆ Email: huong@thegioimavach.com

☆ Địa chỉ: 33/1 hoàng Diệu, P.10, Q.Phú Nhuận, Tp.HCM

☆ Website: https://mayintemmavach.net/