GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO THÔNG MINH TĂNG CHẤT LƯỢNG VẬN HÀNH

Quản lý kho là một trong những công việc khá vất vả và tiêu tốn nhiều thời gian của nhân viên kiểm kho cũng như nhà quản lý dù là khu vực lưu trữ nhỏ của cửa hàng, shop bán lẻ hay kho bãi nguyên vật liệu sản xuất của doanh nghiệp có quy mô. Những kinh nghiệm và giải pháp quản lý kho hàng, tồn kho tốt nhất hiện nay được giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn có cách thức quản lý kho hàng hiệu quả, thông minh hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

Ngày đăng: 27-11-2019

713 lượt xem

KHÓ KHĂN GẶP PHẢI TRONG QUẢN LÝ KHO HÀNG

Hầu hết ở bất kỳ cửa hàng, doanh nghiệp nào cũng sợ hai từ “tồn kho”. Bởi lượng hàng hóa quá nhiều nhưng nếu không có chiến lược đẩy hàng hiệu quả thì hàng tồn sẽ ở lại không ít. Khi hàng tồn nhiều nếu công tác quản lý không hiệu quả thì có thể số lượng hàng hóa này sẽ nằm lại mãi trong kho, làm ách tắt dòng tiền, nguồn vốn lưu động. 

Rất nhiều nhà quản lý cảm thán rằng: “Sau vài tháng hoạt động kinh doanh mà số lượng tồn kho nhiều như thế này?” hoặc “Sao tôi thấy bán chẳng được bao nhiêu mà số lượng hàng tồn lại còn ít, khi kiểm kho thì số lượng bán và còn không khớp nhau?” Các tình trạng hỗn loạn trong kho hàng làm nhà quản lý, chủ cửa hàng / doanh nghiệp không thể đưa ra các chiến lược sản xuất, bán hàng hiệu quả.

  • Không nắm được số lượng nguyên vật liệu, phụ liệu, sản phẩm tồn kho để đưa ra kế hoạch xuất kho, xoay vòng vốn.
  • Không nắm được tình trạng nguyên - phụ liệu (hết hạn, gần hết hạn, thời gian sử dụng tốt nhất,...) làm hao phí nguyên liệu sản xuất.
  • Không biết việc nguyên - phụ liệu hết khiến việc sản xuất bị trì trệ.
  • Không rõ được thực tế lượng hàng hóa, sản phẩm trong kho thực tế là bao nhiêu, đó là hàng mới hay hàng cũ, gồm như mã hàng nào…
  • Khó khăn trong công tác bàn giao khi nhân viên kho nghỉ việc do công tác quản lý bằng thao tác thủ công mà không có sự trợ giúp của hệ thống phần mềm, thiết bị công nghệ.
  • Tốn thời gian trong việc kiểm tra thời hạn sử dụng hàng trước khi xuất để đảm bảo nguyên tắc xuất kho FIFO (First in first out) đối với một số sản phẩm có hạn sử dụng.
  • Không cập nhập kịp các báo cáo chi tiết tới các phòng ban liên quan.
  • Không cập nhật báo cáo chi tiết nhất đến bộ phận sản xuất hoặc các bộ phận liên quan về số lượng tồn kho của nguyên vật liệu, phụ liệu.
  • Tốn thời gian, công sức lẫn lượng nhân sự nhiều để kiểm tra, kiểm kê hàng hóa, sản phẩm trong kho.

Vì thế, cửa hàng / doanh nghiệp của bạn cần phải có được một quy trình quản lý hàng tồn kho để chi phí được tiết kiệm cũng như đơn giản hóa quy trình kiểm kê. Hoạt động quản lý kho hàng nên được thực hiện thường xuyên để tình hình luôn luôn được cập nhật nhanh nhất. Từ đó, tình trạng thất thoát hàng hóa cũng như hàng tồn quá nhiều làm ảnh hưởng đến vòng vốn của doanh nghiệp / cửa hàng.

Quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng

ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO

Giải pháp quản lý kho hàng được ứng dụng trong nhiều hoạt động:

- Quản lý danh mục phân nhóm vật tư, thành phẩm

- Quản lý vật tư bằng mã vạch, số lô,…

- Quản lý phân cấp hàng hóa, gồm nhiều đơn vị khác nhau (1 thùng 12 chai, mỗi chai 50ml,…)

- Quản lý xếp hàng trong kho, thẻ kho.

- Quản lý kiểm kho thống kê số lượng, kiểm tra hàng hóa, đối chiếu dữ liệu, xuất báo cáo.

- Quản lý kế hoạch nhập hàng, lập dự báo hàng tồn kho, lô hàng sản xuất

- Quản lý tồn kho vật tư theo định mức tối đa và tối thiểu.

- Quản lý xuất kho theo số lượng tồn khả dụng.

CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG TRÊN THỊ TRƯỜNG HIỆN NAY

Hiện nay có 2 giải pháp quản lý kho hàng tốt nhất là quản lý kho bằng mã vạch và giải pháp RFID. Tuy nhiên, với các cửa hàng, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì giải pháp quản lý kho bằng mã vạch là sự lựa chọn thích hợp. Những kho hàng, doanh nghiệp với quy mô lớn và vốn đầu tư nhiều thì giải pháp quản lý kho bằng RFID là lựa chọn thích hợp.

+ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO BẰNG MÃ VẠCH

Quản lý kho hàng bằng mã vạch là giải pháp sử dụng mã vạch (mã 1D hoặc mã 2D) định danh cho từng sản phẩm, hàng hóa, vật liệu và mã hóa các dữ liệu liên quan trong phần mềm.

Như vậy, khi nhập mã vạch vào phần mềm, các thông tin liên quan sẽ được hiển thị cho các hoạt động chuyên ngành tiếp theo.

Nhược điểm của phương pháp quản lý này cần tiếp cận từng sản phẩm để nhập dữ liệu cũng như quét từng mã vạch khi xuất, nhập, kiểm kê hàng hóa.

+ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO BẰNG RFID

Công nghệ RFID sử dụng sóng vô tuyến trong việc nhận diện đối tượng định danh. Ở mỗi một đối tượng được dán tem chứa chip phát ra tần số vô tuyến.

Với công nghệ quản lý dữ liệu này người dùng không cần tiếp xúc trực tiếp mà nhận dữ liệu trong phạm vi 50cm tới 10 mét, giúp tối ưu thời gian và công sức.

Tuy nhiên, chi phí đầu tư lớn.

Giải pháp quản lý kho hàng bằng mã vạch và RFID

Giải pháp quản lý kho hàng bằng mã vạch và RFID

LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG

Ứng dụng giải pháp quản lý kho hàng vào kho bãi, khu trưng bày cho doanh nghiệp, đơn vị, cửa hàng giúp:

  • Đồng bộ dữ liệu quản lý: Tất cả phòng ban và nhà quản trị đều có thể dễ dàng theo dõi dữ liệu trên cùng một phần mềm, từ đó dễ dàng đưa ra các quyết định điều phối, chiến lược chính xác.
  • Xác định chính xác tình trạng nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất, phân phối.
  • Tránh thất thoát, sai lệch số liệu trong quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa giữa các phòng ban hay giai đoạn sản xuất.
  • Chủ động trong công tác thu mua nguyên vật liệu, hạn chế sự gián đoạn trong sản xuất.
  • Cập nhập dữ liệu liên tục, đảm bảo thông tin về kho luôn được chính xác tại thời điểm hiện hành.

QUY TRÌNH VẬN HÀNH GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO BẰNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH

Với giải pháp quản lý kho bằng công nghệ mã vạch người dùng có các quy trình vận hành cơ bản sau:

  • Bước 1: Định danh cho từng đối tượng cần quản lý:

Gồm: nguyên vật liệu, phụ liệu, sản phẩm, hàng hóa, vật dụng,...

Cập nhập danh sách cụ thể nhất về từng đối tượng cần quản lý vào phần mềm: Tên, mã, thông số, đơn vị tính (mililit, lít, ... hay gram, kilogram, yến, tạ, tấn,...), … và gán cho từng đối tượng một mã vạch định danh riêng. (Hầu hết đều dùng mã vạch 1D).

Sau đó dùng máy in mã vạch in ấn tem chứa mã số mã vạch tương ứng và dán lên kệ hoặc đối tượng định danh.

Để sản phẩm, hàng hóa được quản lý một cách chặt chẽ và hiệu quả nhất bạn hãy sử dụng tem nhãn mã vạch cho tất cả các sản phẩm có trong kho hàng của mình. Các loại tem nhãn mã vạch được in ấn và xử lý bởi máy in tem nhãn mã vạch. Bạn có thể tùy ý thiết kế con tem với nhiều kiểu mẫu khác nhau.

Sản phẩm sẽ được quản lý bằng mã vạch cũng như các thông tin chứa trên tem nhãn. Những mặt hàng nào giống nhau bạn có thể đặt tên ký hiệu cho chúng để việc phân loại, sắp xếp và tìm kiếm hàng hóa được diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn.

  • Bước 2: Nhập kho:

Khi đối tượng quản lý đi vào kho hàng ngoài việc sắp xếp tại kho người dùng cần nhập dữ liệu tương ứng vào phần mềm quản lý:

+ Đối với hàng hóa có thời hạn sử dụng, thời hạn lưu trữ: Khai báo số lượng, đơn vị tính, nhà cung cấp, ngày hết hạn lên phần mềm. Phần mềm sẽ tạo mã vạch tương ứng chứa các thông tin về thời hạn sử dụng.

+ Đối với hàng hóa không có thời hạn: Quét mã vạch về chủng loại của đối tượng đã được tạo trước đó và nhập số lượng vào phần mềm.

  • Bước 3: Xuất kho:

Lấy mã hàng nào để xuất kho sẽ phải quét mã vạch của mã hàng đó, khai báo số lượng xuất.

Với loại hàng có ngày hết hạn thì phần mềm chỉ cho xuất đúng nhóm hàng có ngày hết hạn trước theo nguyên tắc FIFO.

Với những mặt hàng cần tách/chiết sang đơn vị nhỏ hơn để xuất hàng thì phần mềm cho phép nhập đơn vị nhỏ hơn để xuất và trừ ra đúng giá trị xuất.

  • Bước 4: Kiểm kê:

Phần mềm quản lý kho sẽ thống kê rõ ràng về số lượng trong từng chủng loại đối tượng được tạo và nhập dữ liệu ban đầu, theo xuyên suốt đó là lịch sử xuất - nhập hàng.

Để kiểm kê hàng hóa trong kho, nhân viên quản lý sử dụng máy PDA kiểm kho chuyên dụng quét mã vạch trên tất cả hàng hóa có trong kho và nhập số lượng, trọng lượng, … để đối chiếu với dữ liệu cũ và xuất ra file báo cáo.

*Lưu ý: Trong kho hàng hãy sử dụng các loại biển chỉ dẫn cho từng khu vực để bất kể nhân viên cũ hay mới vào làm cũng có thể nhận biết được vực bố trí hàng hóa cũng như giúp việc nhập - xuất hàng hóa được diễn ra dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Như tại thư viện, cửa hàng giày dép, cửa hàng mỹ phẩm mà xem tất cả các sản phẩm đều được sắp xếp một cách gọn gàng, phân loại theo thứ tự cũng như dán nhãn rõ ràng để khách hàng dễ dàng tìm kiếm hoặc khi nhân viên được yêu cầu hỗ trợ thì biết sản phẩm ở đâu mà tìm kiếm.

  • Bước 5: Báo cáo:

Phần mềm quản lý kho sau khi cập nhập dữ liệu sẽ cho báo cáo chi tiết về số lượng nhập, xuất, tồn, tình trạng hàng theo thời gian thực.

Từ đó đưa ra cách cảnh báo về hàng sắp hết hạn, nguyên vật liệu sắp hết cần bổ sung thêm,...

Phần mềm cho phép người dùng thiết lập các mẫu báo cáo tương ứng cho các bộ phận liên quan.

Vận hành giải pháp quản lý kho hàng bằng công nghệ mã vạch

Vận hành giải pháp quản lý kho hàng bằng công nghệ mã vạch

CÁC THIẾT BỊ CẦN SỬ DỤNG TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO BẰNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH

Với quy trình vận hành giải pháp quản lý kho bằng mã vạch được mô tả cơ bản ở trên, người dùng cần trang bị các thiết bị sau:

MÁY IN MÃ VẠCH

Cung cấp khả năng in ấn mã vạch lên bề mặt tem nhãn và dán lên đối tượng cần định danh.

Máy in tem mã vạch được cung cấp bởi nhiều thương hiệu với cách phân loại cơ bản gồm máy in tem để bàn có cấu trúc nhỏ gọn và máy in tem công nghiệp hiệu suất lớn.

Máy in mã vạch cung cấp tới người dùng ngoài in mã vạch còn là chức năng in tem giá, in tem phụ sản phẩm, in tem kệ hàng, in tem dán thùng carton,... đáp ứng tốt các nhu cầu ứng dụng của doanh nghiệp trong sản xuất - bán hàng - nhập hàng.

>>> Lựa chọn: Máy in mã vạch

GIẤY - MỰC IN MÃ VẠCH

Để độ bám của tem nhãn cao lên đối tượng định danh cũng như đảm bảo thông tin bền, khó phai trong thời gian lưu trữ dài thì mực in mã vạchgiấy in mã vạch là hai yếu tố quyết định.

>>> Xem nhanh: Cách chọn giấy in tem mã vạch phù hợp cho máy in và lĩnh vực

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO

Phần mềm quản lý kho là cốt lõi của giải pháp quản lý kho thông minh. Đây là nơi chứa và xử lý dữ liệu mà người dùng nhập vào.

Đối với các ứng dụng khác nhau, phần mềm quản lý kho có thể được lập trình tương ứng. Liên hệ tới 0902 923 569 để được hỗ trợ chi tiết hơn.

--->> Phần mềm quản lý kho mang lại những lợi ích như:

- Quản lý số lượng hàng tồn kho dễ dàng, bất kỳ khi nào có hàng hóa xuất ra khỏi kho thì hệ thống sẽ tự động trừ bớt đi số lượng.

- Thời gian lưu kho của sản phẩm được lưu trữ rõ ràng và chi tiết giúp chủ cửa hàng quản lý được mặt hàng nào bán chạy nhất, mặt hàng nào thường xuyên bị tồn kho để có những chiến lược nhập hàng và bán hàng một cách hiệu quả nhất.

- Báo cáo các sản phẩm tồn kho hoặc bất kỳ sản phẩm nào được diễn giải một cách hợp lý và dễ nhìn để chủ cửa hàng có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình kinh doanh hiện tại của cửa hàng.

MÁY KIỂM KHO & MÁY QUÉT MÃ VẠCH

Là thiết bị quét dữ liệu từ mã vạch trên đối tượng định danh và nhập vào kho dữ liệu tại phần mềm quản lý.Trong đó:

  • Máy đọc mã vạch không dây dùng cho những kho hàng có diện tích nhỏ
  • Máy PDA kiểm kho kèm màn hình còn được gọi là máy tính cầm tay, máy tính di động chứa cả phần mềm quản lý bên trong thiết bị dùng cho kho quy mô lớn.

⋄ Máy đọc mã vạch có nhiệm vụ quét mã vạch gắn trên sản phẩm sau đó truyền dữ liệu về phần mềm quản lý kho được cài đặt trên máy chủ mà máy đọc đang được kết nối. Máy đọc mã vạch thường không có bộ nhớ riêng để lưu trữ được thông tin trên chính thiết bị.

⋄ Ngược lại, các loại máy kiểm kho thường sẽ có màn hình kèm theo và máy có hệ điều hành cũng như bộ nhớ riêng. Sau khi quét mã vạch, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên đó. Khi bạn có nhu cầu thống kê số lượng báo cáo kiểm kho thì hãy truy xuất dữ liệu trên phần mềm quản lý kho.

Bộ thiết bị trong giải pháp quản lý hàng tồn kho

Bộ thiết bị trong giải pháp quản lý hàng tồn kho

THẾ GIỚI MÃ VẠCH XÂY DỰNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO CHO TỪNG NHU CẦU DÙNG

Thế Giới Mã Vạch với kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực mã số mã vạch hơn 1 thập kỷ, chúng tôi hân hạnh trở thành đối tác thân thiện của các doanh nghiệp trong và ngoài nước với các giải pháp quản lý đa dạng, linh hoạt phù hợp với mọi mô hình kinh doanh.

Thế Giới Mã Vạch với đội ngũ chuyên viên của mình tự tin trong hoạt động xây dựng giải pháp quản lý kho cho từng nhu cầu sử dụng, giúp tối ưu chi phí đầu tư và tăng tối đa hiệu quả làm việc trong từng khâu vận hành của bạn.

Trên đây là những miêu tả tổng quát nhất về giải pháp quản lý kho hàng bằng mã vạch tốt nhất hiện nay. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua các thông tin sau để được tư vấn hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời hơn.

>>> Xem thêm:

Giải pháp check in sự kiện bằng qr code cho mọi quy mô

Giải pháp quản lý bằng mã vạch cho bệnh viện, y tế

Giải pháp bán lẻ bằng công nghệ mã vạch cho cửa hàng

Giải pháp quản lý tài sản bằng công nghệ mã vạch hiệu quả


Công ty TNHH Thế Giới Mã Vạch

Hotline: 0902 923 569
Email: 
huong@thegioimavach.com
Địa chỉ: 33/1 Hoàng Diệu, P.10, Q.Phú Nhuận, TP.HCM

Dieu-huong

 

Bình luận (0)

Gửi bình luận của bạn

Captcha